- организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения (наличие на рабочем месте руководителя необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей); - прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо в подготовке ответов; - полное ведение делопроизводства по основной деятельности учреждения (издание приказов, составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов на письма, подготовка служебных материалов по указанию руководителя), выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений (копирование и сканирование необходимых документов); - прием документов и личных заявлений работников на подпись руководителю; - подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; - контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования; - организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие поступающей информации и доведение ее содержания до сведения руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также прием телефонограмм. Своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи; - выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний; - осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; - ведение журналов входящей и исходящей документации; - организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; - формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача их на хранение в архив в установленные сроки; - осуществление отправки почтовой корреспонденции учреждения, а также своевременное ее получение; - ежемесячный (ежеквартальный) контроль предоставление начальниками отделов (филиалов) графиков сменной работы работников отделов (филиалов), обработка, подготовка приказов об утверждении графиков работы, ознакомление работников с приказами; - вызов работников утверждения по поручению директора. |